Agasfra
Producto: CSG-360
Software de gestión para empresas de servicios y mantenimiento
Planifica a tus técnicos, cierra los partes en el cliente y factura la misma semana en que se hizo el trabajo.
El problema
El trabajo se hace bien, pero el papel llega tarde. Los partes se rellenan a mano, aparecen en la oficina días después con la letra que sea, y hasta que alguien los pasa a limpio no se factura. Mientras tanto nadie sabe con certeza qué técnico está dónde, qué material se ha gastado ni si el contrato de mantenimiento de ese cliente está dando dinero o perdiéndolo.
Cómo lo resolvemos
La plataforma cubre el circuito entero: el planificador asigna los servicios en un calendario, el técnico los recibe en el móvil con la ficha del cliente y el historial de la máquina, rellena el formulario que tu empresa haya definido, anota los materiales, adjunta fotos y recoge la firma del cliente en la pantalla. Al cerrar el parte, la oficina ya lo tiene. Desde ahí se genera el albarán o la factura sin volver a teclear nada, y las horas imputadas alimentan el coste real del contrato. La ficha de cada máquina acumula sus intervenciones, sus recambios y sus incidencias, así que sabes qué equipos te están costando dinero antes de renovar el contrato.
Qué resuelve
¿Qué tiene que resolver un software para empresas de mantenimiento?
Cuatro cosas, y en este orden: planificar el trabajo de los técnicos, que el parte se rellene donde se hace el trabajo, que la factura salga de ese parte sin volver a teclear nada y que las horas imputadas digan cuánto ha costado de verdad el contrato. Un programa que resuelva tres de las cuatro deja el cuello de botella intacto.
Planificar
Los servicios se asignan en un calendario por técnico y por zona, con los avisos urgentes entrando encima de lo ya programado. Reorganizar la jornada es arrastrar, no rehacer.
Ejecutar
El técnico recibe el servicio en el móvil con la ficha del cliente, el historial de la máquina y el formulario que corresponde a ese tipo de trabajo. Anota materiales, adjunta fotos y recoge la firma en pantalla.
Facturar
Al cerrar el parte, la oficina ya lo tiene. El albarán o la factura se generan desde ahí, con las horas y el material que registró el técnico.
Medir
Las horas imputadas y los materiales consumidos cargan sobre el contrato al que pertenecen, así que el margen real aparece mientras el contrato está vivo y no en la renovación.
Todo eso ocurre en la misma plataforma: servicios de campo y SAT, facturación y control horario comparten los mismos datos, que es la razón por la que nadie tiene que transcribir nada de un sitio a otro.
Partes de trabajo
Un parte de trabajo distinto para cada tipo de servicio
El formulario del parte lo define tu empresa, y no es el mismo para todos los trabajos: lo que hay que comprobar en un mantenimiento de climatización no se parece a lo que se registra en una revisión de extintores, en un tratamiento de plagas o en una instalación eléctrica. Cada tipo de servicio lleva sus propias preguntas, con las obligatorias marcadas para que el parte no se pueda cerrar a medias.
Las preguntas bajan al nivel que haga falta
Al servicio entero, a cada área de la instalación o a cada máquina sobre la que se interviene. Es lo que permite documentar un contrato zona por zona y equipo por equipo en lugar de con un comentario general.
Cada respuesta con su formato
Texto, número, fecha, sí o no, lista de opciones, fotografía o firma. Y una respuesta puede disparar una acción: abrir una incidencia, exigir una foto o marcar el equipo para revisión.
La firma cierra el trabajo en el cliente
El cliente firma en la pantalla del móvil y el parte queda cerrado con la fecha, la hora y el técnico que lo hizo. Ese documento es el que respalda la factura si alguien la discute meses después.
Los partes de trabajo son la pieza que convierte el trabajo hecho en algo facturable y demostrable. Sin ellos, todo lo demás es planificación sin cierre.
Mantenimiento preventivo
Los mantenimientos preventivos saltan solos
Un contrato de mantenimiento se pierde por dos motivos: porque las revisiones se hicieron tarde o porque no hay forma de demostrar que se hicieron. Los servicios periódicos se definen con su frecuencia y se generan y se planifican en su fecha, sin que nadie tenga que acordarse ni revisar una hoja de cálculo cada lunes.
Cada máquina lleva su propia vida escrita
La ficha de un equipo acumula sus horas de funcionamiento, sus intervenciones, los recambios que se le han puesto y las incidencias que ha dado. Y no se rellena aparte: se escribe sola con cada parte cerrado.
La incidencia detectada en campo no se queda en un comentario
Cuando el técnico encuentra algo que no le corresponde arreglar ese día, lo abre como incidencia y se convierte en trabajo asignado, con su responsable y su fecha, en lugar de en una frase al final del parte que nadie vuelve a leer.
La justificación al cliente sale sola
Al terminar el año, el historial de ese contrato es la lista completa de lo que se hizo, cuándo, quién lo hizo y con qué evidencias. Es el argumento con el que se renueva.
Se apoya en maquinaria y en la planificación de servicios de campo, y en la app móvil de operarios para la parte que ocurre fuera de la oficina.
Los módulos que necesita tu empresa
Empieza por lo que más te duele hoy y añade el resto cuando lo necesites. Ningún dato se introduce dos veces.
Almacenes, stock y producción
Stock multi-almacén en tiempo real, ubicaciones, inventarios, traspasos y trazabilidad por lote o número de serie, conectado con compras y ventas.
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Oportunidades en kanban, lista y calendario, con el correo, las tareas y los presupuestos pegados a cada operación. Y una app móvil que registra por voz lo que pasa en la calle.
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Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Los técnicos necesitan cobertura para trabajar?
La app está pensada para el trabajo en campo, donde la cobertura no siempre acompaña. El técnico puede consultar y completar su servicio y los datos se sincronizan con la oficina en cuanto vuelve a haber conexión.
¿Se pueden adaptar los formularios de los partes a nuestro trabajo?
Sí. Cada tipo de servicio define sus propias preguntas, y pueden ser distintas por área de la instalación o por máquina. Es lo que permite usar el mismo sistema para un mantenimiento industrial, un control de plagas o una revisión de extintores.
¿La firma del cliente en el móvil tiene validez?
La firma queda recogida en el parte junto con la fecha, la hora y el técnico que lo cerró, y el documento se conserva asociado al servicio. Es la evidencia de conformidad que después respalda la factura ante una reclamación.
¿Se puede facturar directamente desde el parte de trabajo?
Sí. El albarán o la factura se generan a partir del parte cerrado, con las horas y los materiales que registró el técnico, sin volver a teclear nada. Es lo que acorta el plazo entre hacer el trabajo y cobrarlo, que en servicios suele ser de semanas.
¿Cómo se controlan los mantenimientos preventivos de un contrato?
Los servicios se definen con su periodicidad y se generan y se planifican solos en su fecha. Además, cada máquina lleva su ficha con sus horas de funcionamiento y sus revisiones, de modo que el aviso puede depender del calendario o del uso real del equipo.
¿Sabremos si un contrato de mantenimiento es rentable?
Sí. Las horas imputadas se valoran con el coste de cada persona y los materiales salen del almacén cargando sobre el servicio, así que el margen real de cada contrato está a la vista mientras el contrato está vivo y no solo al renovarlo.