OCR · Digitalización
Sube el PDF o la foto de una factura de compra, un albarán o un pedido, y el sistema extrae proveedor, conceptos, bases, impuestos y vencimientos, y crea el documento por ti.
No es un reconocimiento de texto que devuelve palabras sueltas: es una extracción estructurada que entiende qué es cada número. Por eso funciona con facturas de proveedores distintos sin configurar una plantilla para cada uno, que es donde fracasan los sistemas de captura tradicionales en cuanto entran veinte proveedores nuevos.
Además aprende tus equivalencias: el nombre con el que un proveedor llama a un artículo se asocia con tu referencia y la próxima vez ya viene puesto. Los documentos se suben de uno en uno o por lotes, con la carpeta del mes entera.
Lo que hace que sea utilizable en producción es el paso de revisión: el documento se propone y una persona lo valida con el original al lado. La máquina quita el trabajo mecánico y la persona conserva la decisión.
Qué extrae
No es leer texto: es entender qué es cada número
Un OCR clásico devuelve las palabras que ve. Eso obliga a decirle dónde mirar en cada documento, con una plantilla por proveedor, y el sistema se cae en cuanto un proveedor cambia el diseño de su factura o entran veinte nuevos.
Aquí la extracción es estructurada: identifica cada dato por lo que significa, no por su posición en la hoja.
- El proveedor, su CIF y sus datos fiscales.
- Número y fecha del documento.
- Los conceptos con su cantidad, su precio y su descuento.
- Bases, tipos de IVA y retenciones, con su desglose.
- Vencimientos y forma de pago.
Vale para facturas de compra, albaranes y pedidos, tanto en PDF como en una foto hecha con el móvil, que es como llegan muchos justificantes de un técnico o un comercial.
Revisar antes de guardar
Lo que hace que sea utilizable en producción
Ningún sistema de extracción acierta el cien por cien de las veces, y un sistema que acierta el 95 % es magnífico si se revisa y peligroso si no. La diferencia entre las dos cosas es el diseño del paso de validación.
Aquí el documento se propone: aparece en pantalla con los datos extraídos y el original al lado para comparar de un vistazo. Se confirma, se corrige lo que haga falta y se guarda. Lo que no se ha podido leer se marca en lugar de colarse silenciosamente, que es el fallo más caro de este tipo de herramientas.
Y aprende por el camino: cuando se corrige la referencia de un artículo, esa equivalencia queda asociada al proveedor y la próxima vez viene puesta. Con los proveedores habituales, la revisión pasa de corregir a confirmar en unas pocas facturas.
Qué cambia después
La contabilidad deja de ir con tres semanas de retraso
El ahorro evidente son las horas de administración: teclear una factura de veinte líneas lleva su tiempo, y hay empresas que reciben doscientas al mes.
Pero lo que de verdad se nota es otra cosa. Cuando introducir facturas es lento, se acumulan; cuando se acumulan, la contabilidad va con retraso; y cuando la contabilidad va con retraso, la tesorería y los márgenes que se consultan son los de hace tres semanas. Todas las decisiones se toman con datos viejos sin que nadie lo diga en voz alta.
Al entrar el documento, además, el circuito sigue solo: el vencimiento va a la cartera de pagos, el asiento a contabilidad, y las facturas quedan disponibles para el SII si corresponde.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Necesito una plantilla por cada proveedor?
No. La extracción identifica cada dato por lo que significa y no por su posición en la hoja, así que funciona con facturas de proveedores distintos sin configurar nada. Es justo donde fallan los sistemas de captura tradicionales cuando un proveedor rediseña su factura.
¿Qué documentos puede leer?
Facturas de compra, albaranes y pedidos, tanto en PDF como en una foto hecha con el móvil. De cada uno extrae el proveedor y sus datos fiscales, el número y la fecha, los conceptos con cantidad y precio, las bases, los tipos de IVA, las retenciones y los vencimientos.
¿Qué pasa si se equivoca al leer algo?
El documento se propone en pantalla con el original al lado: se confirma o se corrige antes de guardar, y lo que no se ha podido leer se marca en lugar de colarse silenciosamente. Un sistema que acierta el 95 % es magnífico si se revisa y peligroso si no.
¿Aprende de las correcciones?
Sí. Cuando corriges la referencia de un artículo, esa equivalencia queda asociada al proveedor y la próxima vez viene puesta. Con los proveedores habituales, la revisión pasa de corregir a confirmar en unas pocas facturas.
Inteligencia artificial y OCR
La IA lee tus facturas y crea el documento, y un asistente responde en lenguaje natural sobre el programa y sobre tus datos, respetando los permisos de cada usuario.
Asistente de IA
Un asistente disponible en cualquier pantalla con un clic, que responde dudas sobre el funcionamiento del sistema consultando la documentación oficial, en el idioma del usuario.
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