Control Horario y Fichajes
Registro de jornada conforme a la normativa, desde el móvil, el navegador o un terminal físico, con geolocalización opcional y control de accesos.
El registro horario es obligatorio para toda la plantilla y hay que conservarlo cuatro años a disposición de la Inspección de Trabajo. Cumplir esa obligación no debería obligar a que todo el mundo fiche igual: quien está en un puesto de oficina lo hace desde el navegador, quien empieza la jornada en casa de un cliente desde el móvil con geolocalización, y donde hace falta identificar sin margen de duda se instala un terminal con lector biométrico.
Lo que convierte el fichaje en información útil es el cruce contra el turno planificado. Las desviaciones aparecen solas (retrasos, salidas anticipadas, jornadas sin cerrar, horas de más) y se justifican con su motivo, de modo que la incidencia queda documentada en lugar de comentada de palabra.
A partir de ahí, las horas trabajadas alimentan la prenómina, el coste de los proyectos y los informes de absentismo sin que nadie los transcriba a ningún sitio.
Qué exige la ley
Qué tiene que registrar una empresa y durante cuánto tiempo
El registro de jornada es obligatorio para toda la plantilla, incluidos los contratos a tiempo parcial y quien teletrabaja. La obligación tiene tres partes que conviene separar, porque se cumplen de forma distinta:
- Registrar el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona, día a día. No basta con el cómputo total de horas del mes.
- Conservar los registros cuatro años a disposición de la Inspección de Trabajo, de los trabajadores y de sus representantes.
- Que sean fiables e invariables, es decir, que no se puedan modificar después sin dejar rastro.
Ese último punto es el que descarta la hoja de cálculo compartida, que técnicamente registra pero no prueba nada. Aquí cada fichaje queda con su marca de tiempo, su origen y su usuario, y las correcciones posteriores se registran como lo que son: una modificación con su motivo y su responsable.
Cómo se ficha
Cada puesto ficha por donde le resulta natural
Obligar a toda la empresa a fichar del mismo modo es la forma más rápida de que el registro se lleve mal. Un administrativo y un instalador no empiezan la jornada en el mismo sitio.
Desde el navegador
Para quien trabaja en un puesto con ordenador. Un clic al empezar y otro al terminar, con las pausas si la empresa las registra.
Desde el móvil
Para quien empieza el día en casa de un cliente o en una obra, con geolocalización opcional del punto de fichaje. Es la opción que hace viable el registro en equipos de campo sin obligarles a pasar por la oficina.
Desde un terminal físico
En la entrada del centro, con tarjeta o con lector biométrico cuando la actividad exige identificar a la persona sin margen de duda. Los registros se vuelcan solos al sistema.
Todos los caminos alimentan el mismo registro, así que la plantilla puede fichar de tres formas distintas y el informe sigue siendo uno.
Lo previsto y lo trabajado
El fichaje solo informa cuando se compara con algo
Una lista de entradas y salidas cumple la ley pero no dice nada por sí sola. Lo que convierte ese dato en gestión es cruzarlo contra el turno planificado: entonces aparecen las diferencias, que es lo único que hay que mirar.
- Retrasos y salidas anticipadas, con su recurrencia por persona y por centro.
- Jornadas sin cerrar, que suelen ser olvidos y no ausencias, y conviene corregir el mismo día.
- Horas por encima de lo previsto, que son las que acaban discutiéndose en una nómina o en un juicio.
- Ausencias no justificadas frente a las que tienen su permiso aprobado.
Las incidencias se justifican con su motivo y quedan documentadas. A partir de ahí, las horas alimentan la prenómina y el coste de los proyectos sin que nadie las transcriba, que es donde se pierden y donde se cuelan los errores.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Qué exige exactamente la ley de registro de jornada?
Registrar el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona día a día (no basta el cómputo total del mes), conservar esos registros cuatro años a disposición de la Inspección de Trabajo y de los trabajadores, y que sean fiables e invariables. Ese último requisito es el que descarta una hoja de cálculo compartida.
¿Cómo puede fichar cada empleado?
Desde el navegador, desde el móvil con geolocalización opcional o desde un terminal físico en la entrada, con tarjeta o lector biométrico. Se pueden combinar: la plantilla puede fichar de tres formas distintas y el registro y los informes siguen siendo uno.
¿Se pueden corregir los fichajes?
Sí, pero no en silencio. Cada corrección queda registrada como lo que es (una modificación con su motivo, su fecha y su responsable), que es justo lo que exige el requisito de que los registros sean fiables e invariables.
¿Qué información saco además de cumplir?
El cruce contra el turno planificado: retrasos, salidas anticipadas, jornadas sin cerrar, horas por encima de lo previsto y ausencias sin justificar. Las horas resultantes alimentan la prenómina y el coste de los proyectos sin que nadie las transcriba.
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