Cartera de Cobros y Pagos
Todos los efectos y vencimientos en un sitio: qué queda por cobrar, qué por pagar, cuándo vence cada cosa y en qué estado está.
Es la previsión de tesorería de las próximas semanas calculada sobre documentos reales, no sobre una hoja que alguien actualiza cuando puede. Con las entradas y las salidas previstas delante se ve venir una tensión de caja con tiempo para negociar un aplazamiento o adelantar un cobro, que es exactamente cuando se puede hacer algo.
Del lado de los cobros, el efecto guarda su estado (emitido, remesado, cobrado, devuelto) y su histórico, de modo que la reclamación deja de depender de que alguien recuerde a quién llamó la semana pasada. Los impagos y las devoluciones vuelven a la cartera con su motivo, y el riesgo por cliente queda a la vista antes de aceptar el siguiente pedido.
Los vencimientos seleccionados pasan directamente a una remesa SEPA, y los movimientos que llegan del banco se concilian contra ellos sin intervención.
Vencimientos y estados
Cada efecto sabe en qué punto está
Los vencimientos se generan solos al emitir una factura, según la forma de pago pactada con cada cliente o proveedor: al contado, a treinta días, a sesenta con confirming, en tres plazos. No hay que crearlos a mano ni recordar las condiciones de nadie.
A partir de ahí, cada efecto lleva su estado (emitido, remesado, cobrado, devuelto, aplazado) y su histórico de movimientos. Eso responde de un vistazo a las dos preguntas que se repiten todas las semanas en administración: qué está pendiente y qué se ha hecho ya para cobrarlo.
Un cobro parcial deja el resto vivo en la cartera; un aplazamiento negociado cambia la fecha dejando constancia de quién lo autorizó. Nada de eso se pierde en un correo.
Previsión de tesorería
Ver la tensión de caja cuando todavía puedes hacer algo
Con los cobros y los pagos previstos en la misma línea temporal, la previsión de las próximas semanas es un cálculo sobre documentos reales y no una hoja que alguien actualiza cuando puede, y que suele estar desfasada justo el día que hace falta.
Lo útil de verlo con antelación es el margen de maniobra. Tres semanas antes se puede negociar un aplazamiento con un proveedor, adelantar la reclamación de dos facturas grandes o mover una inversión de mes; el mismo día no se puede hacer ninguna de las tres.
El saldo real de las cuentas lo aporta la conciliación bancaria, así que la previsión parte de lo que hay de verdad en el banco y no del último cierre.
Impagos y riesgo
Reclamar de forma sistemática, no cuando alguien se acuerda
Los recibos devueltos vuelven a la cartera con su motivo y sus gastos, sin perder el rastro de qué factura eran ni cuántas veces se ha intentado cobrarlos. Con eso, la reclamación deja de depender de la memoria de quien llamó la semana pasada.
La deuda vencida se ve agrupada por cliente y por antigüedad, que es como se decide a quién se llama primero. Y el riesgo acumulado de cada cliente queda a la vista antes de aceptar el siguiente pedido, que es el único momento en el que ese dato sirve para algo.
La morosidad rara vez aparece de golpe: aparece cuando nadie mira los treinta días de retraso porque el cliente es de toda la vida. Verlo en una lista ordenada cambia la conversación.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Se crean solos los vencimientos?
Sí, al emitir la factura, según la forma de pago pactada con cada cliente o proveedor: al contado, a treinta días, a sesenta con confirming o en varios plazos. No hay que crearlos a mano ni recordar las condiciones de nadie.
¿Puedo ver la previsión de tesorería?
Sí, con los cobros y pagos previstos en la misma línea temporal y calculada sobre documentos reales. Verla con semanas de antelación es lo que da margen para negociar un aplazamiento, adelantar una reclamación o mover una inversión de mes.
¿Qué ocurre con un recibo devuelto?
Vuelve a la cartera con su motivo y sus gastos, conservando el vínculo con la factura que lo originó y el número de intentos de cobro. Así la reclamación continúa donde estaba en lugar de convertirse en un apunte suelto que alguien tiene que investigar.
¿Puedo ver el riesgo acumulado de un cliente?
Sí, y queda a la vista antes de aceptar el siguiente pedido, que es el único momento en que ese dato sirve para algo. La deuda vencida se consulta agrupada por cliente y por antigüedad, que es como se decide a quién se reclama primero.
Contabilidad y finanzas
Las facturas se contabilizan solas, los modelos de la AEAT salen de datos reales y el banco se concilia casi entero. Con Verifactu, TicketBAI y SII resueltos.
Verifactu
Cumplimiento del reglamento Verifactu de la Agencia Tributaria: cada factura genera un registro de facturación firmado y encadenado con el anterior, con su código QR y, si eliges esa modalidad, su envío inmediato a la AEAT.
Ver el móduloTicketBAI
Cumplimiento de TicketBAI para facturar ante las haciendas forales del País Vasco: firma electrónica de cada factura, encadenamiento de registros, código QR y envío a la administración que corresponda.
Ver el móduloSII (AEAT)
Suministro Inmediato de Información del IVA: los libros registro de facturas emitidas y recibidas se comunican a la Agencia Tributaria dentro de plazo, sin trabajo manual.
Ver el móduloConciliación Bancaria
Conecta con tus bancos, descarga los movimientos sin que nadie exporte un fichero y los concilia automáticamente contra cobros, pagos y apuntes contables.
Ver el móduloRemesas SEPA
Órdenes de cobro por adeudo domiciliado y órdenes de pago por transferencia, generadas a partir de los vencimientos pendientes y listas para subir al banco.
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