Maquinaria
Inventario de las máquinas y equipos, propios o de tus clientes, con su ubicación, su número de serie, su garantía, sus horas de funcionamiento y su historial completo.
El historial no se rellena aparte: se escribe solo con cada parte de trabajo cerrado. Cada intervención deja constancia de qué se hizo, quién la hizo, qué recambios se instalaron y qué incidencias se detectaron, de modo que la ficha de la máquina refleja su vida real sin que nadie dedique tiempo a mantenerla.
Eso convierte el inventario en algo que se consulta antes de decidir. Cuando un cliente pregunta si merece la pena reparar otra vez un equipo, la respuesta deja de ser una intuición: está el coste acumulado de mantenimiento, la frecuencia de averías y qué se le cambió la última vez.
Y en el sentido contrario, sirve para saber qué modelos dan problemas y cuáles no, que es la información que uno querría tener antes de comprar los veinte siguientes.
La ficha
Cada equipo, con su identidad y su ubicación
El inventario recoge las máquinas propias y las de tus clientes, que son dos casos distintos y conviene que convivan: una empresa de mantenimiento necesita saber dónde está cada equipo instalado, y una industria necesita saber qué tiene en cada línea.
- Identificación: fabricante, modelo, número de serie y fecha de instalación.
- Ubicación: qué cliente, qué instalación y en qué área concreta está.
- Garantía, con su tipo y su vencimiento, que es lo que decide quién paga una reparación.
- Horas de funcionamiento o contadores, para los mantenimientos que se planifican por uso y no por calendario.
- Documentación técnica: manuales, esquemas y fichas, a mano para quien esté delante del equipo.
Ese último punto resuelve una pérdida de tiempo clásica: el técnico que llega y no tiene el esquema porque estaba en el ordenador de quien lo instaló hace seis años.
El historial
Se escribe solo con cada parte cerrado
Esta es la diferencia entre un inventario y un historial. Un inventario dice qué equipos hay; un historial dice qué les ha pasado, y solo se mantiene actualizado si nadie tiene que dedicarle tiempo a mantenerlo.
Cada parte de trabajo cerrado deja en la ficha de la máquina lo que se hizo, quién lo hizo, cuánto tiempo llevó, qué recambios se instalaron y qué incidencias se detectaron. Nadie transcribe nada.
Por eso funciona. Los historiales que hay que rellenar aparte se mantienen tres meses y luego se abandonan, y a los dos años no sirven para nada porque tienen huecos justo en las intervenciones que importaban.
Reparar o sustituir
La pregunta que solo se puede responder con historial
Cuando un cliente pregunta si merece la pena reparar otra vez, la respuesta honesta requiere tres datos que casi nadie tiene juntos: cuánto se ha gastado ya en ese equipo, con qué frecuencia se avería y qué se le cambió la última vez.
Con el coste acumulado de mantenimiento por máquina, esa conversación cambia por completo: deja de ser una opinión del técnico y pasa a ser una comparación entre lo que costará la próxima reparación y lo que lleva costando el equipo.
Y en el sentido contrario
Con varios equipos del mismo modelo, el histórico dice cuáles dan problemas y cuáles no. Es la información que uno querría tener antes de comprar los veinte siguientes, y la única forma de conseguirla es haber registrado bien los tres años anteriores.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Sirve para máquinas propias y de clientes?
Para las dos, y conviene que convivan: una empresa de mantenimiento necesita saber dónde está cada equipo instalado en sus clientes, y una industria necesita saber qué tiene en cada línea. La ficha es la misma y cambia la ubicación.
¿Hay que rellenar el historial a mano?
No, y ese es el punto. Cada parte de trabajo cerrado deja en la ficha lo que se hizo, quién lo hizo, el tiempo, los recambios instalados y las incidencias detectadas. Los historiales que hay que mantener aparte se abandonan a los tres meses.
¿Puedo saber si compensa reparar o sustituir?
Sí, con el coste acumulado de mantenimiento de ese equipo, su frecuencia de averías y lo que se le cambió la última vez. La conversación deja de ser una opinión del técnico y pasa a comparar lo que costará la próxima reparación con lo que lleva costando la máquina.
¿Puedo tener la documentación técnica en la ficha?
Sí: manuales, esquemas y fichas técnicas quedan accesibles desde la propia máquina, también en el móvil del técnico. Resuelve la pérdida de tiempo de llegar al equipo y no tener el esquema porque estaba en el ordenador de quien lo instaló.
Servicios de campo y SAT
Partes de trabajo digitales con formularios a tu medida, app móvil para los técnicos, firma del cliente en pantalla y facturación sin esperas.
App Móvil de Operarios
Los técnicos llevan su jornada en el móvil: los servicios del día sobre un mapa, la información del cliente y de la máquina antes de llamar al timbre, y el parte que se cierra allí mismo.
Ver el móduloEventos
Planificación visual de los servicios en un calendario, con la asignación de técnicos y vehículos y la carga de trabajo de cada uno a la vista.
Incidencias
Las incidencias que el técnico detecta durante el servicio quedan registradas con su seguimiento hasta que se reparan.
Áreas de Trabajo
Divide las instalaciones del cliente en áreas con sus propias preguntas y comprobaciones: una planta, un aseo, una zona verde, una ruta, un edificio o un parque infantil.
Servicios de Taller
Gestión completa de las reparaciones en taller: recepción del equipo, diagnóstico, presupuesto al cliente, reparación y entrega, con el tiempo fichado y los recambios anotados.
Ver el móduloPartes de Trabajo
Partes de trabajo digitales con formularios que configuras tú: cada tipo de servicio tiene sus propias preguntas, con las obligatorias marcadas para que el parte no se cierre a medias.
Ver el módulo