Lotes de Productos
Trazabilidad completa por lotes: de qué proveedor y de qué compra entró cada uno, en qué almacén está, a qué clientes se vendió y qué stock queda, con su fecha de caducidad.
La prueba de si un sistema de trazabilidad sirve es una sola pregunta, y llega siempre el peor día: «este lote tiene un problema, ¿a quién se lo hemos servido?». Responderla en segundos o tardar dos días revisando albaranes es la diferencia entre retirar cinco entregas concretas e inmovilizarlo todo por si acaso.
El recorrido se puede seguir en los dos sentidos: hacia delante, desde la compra hasta los clientes que recibieron ese lote; y hacia atrás, desde una entrega hasta el proveedor y la fecha en que entró.
Las caducidades avisan con antelación, con el plazo que definas por familia de producto, para dar salida a lo que está próximo a vencer antes de tener que tirarlo. Es un requisito real en alimentación, farmacia, química y cualquier sector regulado, y una ventaja de gestión en el resto.
La pregunta del peor día
«Este lote tiene un problema: ¿a quién se lo hemos servido?»
Esa es la única prueba real de si un sistema de trazabilidad sirve, y llega cuando peor viene: un aviso del proveedor, una alerta sanitaria o una reclamación que apunta a un defecto de fabricación.
Con la trazabilidad por lotes, la respuesta es una consulta: qué entregas contenían ese lote, a qué clientes fueron y qué cantidad queda en almacén. Se retiran cinco entregas concretas y se avisa a cinco clientes.
Sin ella, la única respuesta segura es inmovilizar todo el producto y llamar a todos los clientes que compraron en ese periodo. La diferencia entre las dos situaciones no es de horas de trabajo: es de coste directo y de credibilidad ante el cliente.
Los dos sentidos
Del proveedor al cliente y del cliente al proveedor
La trazabilidad tiene que recorrerse en las dos direcciones, porque las preguntas llegan por los dos lados.
Hacia delante
Desde una compra o un lote: en qué almacenes está, en qué producciones se usó, en qué albaranes salió y a qué clientes llegó. Es el recorrido de una retirada de producto.
Hacia atrás
Desde una entrega concreta o una reclamación: qué lote llevaba, de qué compra vino, de qué proveedor y en qué fecha entró. Es el recorrido de una investigación de causa, y el que permite reclamar al proveedor con datos.
Cuando hay producción de por medio, el recorrido no se interrumpe: las materias primas consumidas quedan enlazadas con el lote del producto terminado que salió de ellas.
Caducidades
Dar salida antes de tener que tirarlo
Cada lote lleva su fecha de caducidad, y el sistema avisa con la antelación que definas por familia de producto. No es lo mismo el plazo que necesita un producto fresco que uno con dos años de vida útil.
El aviso anticipado es lo que permite hacer algo: mover ese stock a otro punto de venta, aplicarle una promoción o servirlo primero al cliente que lo consume rápido. Sin él, la caducidad se descubre en el momento de preparar un pedido, cuando la única opción que queda es dar de baja la mercancía.
Es un requisito real en alimentación, farmacia y química, donde además hay que poder demostrarlo. En el resto de sectores no es obligatorio, pero la merma que evita se nota igual en la cuenta de resultados.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Puedo saber a qué clientes fue un lote concreto?
Sí, con una consulta: qué entregas contenían ese lote, a qué clientes fueron y qué cantidad queda en almacén. Es la diferencia entre retirar cinco entregas concretas e inmovilizar todo el producto llamando a todos los clientes del periodo.
¿La trazabilidad funciona en los dos sentidos?
Sí. Hacia delante, desde la compra hasta los clientes que recibieron el lote; y hacia atrás, desde una entrega o una reclamación hasta el proveedor, la compra y la fecha de entrada. El segundo recorrido es el que permite reclamar al proveedor con datos.
¿Se mantiene la trazabilidad si fabrico?
Sí, el recorrido no se interrumpe: las materias primas consumidas quedan enlazadas con el lote del producto terminado que salió de ellas. Ahí es donde la mayoría de sistemas pierden la cadena, justo en el punto donde empieza la fabricación.
¿Avisa de los lotes próximos a caducar?
Sí, con la antelación que definas por familia de producto, porque un fresco no necesita el mismo plazo que algo con dos años de vida útil. El aviso anticipado permite mover ese stock, aplicarle una promoción o servirlo primero, en lugar de descubrir la caducidad al preparar un pedido.
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Stock multi-almacén en tiempo real, ubicaciones, inventarios, traspasos y trazabilidad por lote o número de serie, conectado con compras y ventas.
Gestión de Almacenes
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