Compras
El circuito de compras completo, desde la necesidad de compra hasta la factura del proveedor, pasando por la petición de oferta, el pedido y el albarán de recepción.
Su verdadera utilidad es detectar la diferencia entre tres cosas que deberían coincidir y a menudo no coinciden: lo que pediste, lo que llegó y lo que te facturan. Al recepcionar se anota lo que ha llegado de verdad, no lo que decía el pedido, así que si un proveedor sirve de menos, factura de más o cambia el precio pactado, la desviación aparece sola en lugar de descubrirse tres meses después revisando un extracto.
La recepción entra el material en stock con su lote o su número de serie y actualiza el coste; la factura de compra genera su vencimiento en la cartera de pagos y su asiento en contabilidad. Y si prefieres no teclear la factura, el módulo de OCR la lee y crea el documento con sus conceptos, impuestos y vencimientos.
Las tres cifras
Lo que pediste, lo que llegó y lo que te facturan
Deberían ser la misma cifra y a menudo no lo son. El circuito de compras existe justamente para que esa diferencia se vea el día que ocurre y no en una revisión de cuentas seis meses después.
El recorrido empieza en la necesidad de compra, sigue con la petición de oferta al proveedor (para poder comparar antes de decidir), el pedido con sus condiciones pactadas y el albarán de recepción. En la recepción se anota lo que ha llegado de verdad, no lo que decía el pedido: cantidades servidas, cantidades pendientes y estado del material.
Cuando llega la factura del proveedor, el sistema la contrasta contra lo recibido y contra el precio acordado. Si sirvió de menos, si facturó de más o si cambió el precio sin avisar, la desviación aparece sola.
Lo que arrastra una recepción
Recepcionar material mueve cuatro cosas a la vez
En un sistema integrado, dar entrada a una mercancía no es rellenar un albarán: es el momento en que se actualizan a la vez el inventario, el coste, la deuda y la trazabilidad.
- El stock entra en el almacén que corresponda, con su lote o su número de serie si el producto los lleva.
- El coste del artículo se actualiza con el precio real de esa compra, que es la base sobre la que después se calcula el margen de cada venta.
- El vencimiento de la factura entra en la cartera de pagos, con su fecha y su forma de pago.
- El asiento contable se genera solo, con la cuenta del proveedor y el desglose de impuestos.
Nada de eso depende de que alguien se acuerde de repetir el dato en otro sitio, que es donde aparecen los descuadres entre almacén y contabilidad.
Sin teclear facturas
Las facturas de proveedor las lee la inteligencia artificial
Introducir facturas de compra a mano es de las tareas que más horas consume en administración y menos valor aporta. El módulo de OCR lee el PDF o la foto y crea el documento con el proveedor, los conceptos, las bases, los tipos de IVA, las retenciones y los vencimientos.
No hace falta configurar una plantilla por proveedor, porque no reconoce posiciones sino que entiende qué es cada dato. Y aprende tus equivalencias: el nombre con el que un proveedor llama a un artículo queda asociado a tu referencia y la próxima vez ya viene puesto.
El documento se propone y una persona lo valida con el original al lado. Ese paso de revisión es lo que hace que el sistema sea utilizable en producción: la máquina quita el trabajo mecánico y la persona conserva la decisión.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Detecta si un proveedor me factura de más?
Sí. En la recepción se anota lo que ha llegado de verdad, no lo que decía el pedido, y la factura del proveedor se contrasta contra lo recibido y contra el precio pactado. Si sirvió de menos, facturó de más o cambió el precio, la desviación aparece sola.
¿Qué ocurre cuando recepciono la mercancía?
Cuatro cosas a la vez: el stock entra en el almacén con su lote o número de serie, el coste del artículo se actualiza con el precio real de esa compra, el vencimiento entra en la cartera de pagos y el asiento contable se genera solo.
¿Tengo que teclear las facturas de proveedor?
No hace falta: el módulo de OCR lee el PDF o la foto y crea el documento con el proveedor, los conceptos, las bases, los tipos de IVA y los vencimientos. No hay que configurar una plantilla por proveedor, y el documento se revisa con el original al lado antes de guardarlo.
¿Puedo comparar ofertas antes de comprar?
Sí. El circuito empieza en la necesidad de compra y pasa por la petición de oferta a varios proveedores, de modo que se compara con la información delante antes de emitir el pedido, y queda registrado por qué se eligió a uno.
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