Gastos
Los gastos de empresa se registran donde se producen: el empleado hace una foto del ticket desde la app móvil y el gasto queda creado con su justificante digitalizado, su tipo y su fecha.
Dietas, kilometraje, peajes, parking y compras menores dejan de ser un sobre que aparece a fin de mes con la letra de otro y con la mitad de los tickets ilegibles. Quien viaja lo registra en el momento, en treinta segundos, y se olvida.
A partir de ahí el circuito es el mismo que el de cualquier documento: el responsable aprueba o devuelve, se reembolsa y se contabiliza, con su asiento y su IVA deducible cuando corresponde. Cada paso queda con su fecha y su usuario, así que nadie tiene que preguntar por dónde va un reembolso.
Lo que convierte esto en información y no solo en papeleo es que cada gasto puede imputarse a un proyecto, a un servicio o a un centro de coste. El margen de un trabajo incluye entonces lo que costó de verdad llegar hasta él, que es donde se esconden los proyectos que parecían rentables.
Registrar donde ocurre
El gasto se anota en el momento, no a fin de mes
El empleado hace una foto del ticket desde la app móvil y el gasto queda creado con su justificante digitalizado, su tipo, su fecha y su importe. Treinta segundos en la puerta del restaurante, y se acabó.
La alternativa habitual (guardar los tickets en la cartera y vaciarla a fin de mes) falla siempre por el mismo sitio: se pierden, se borran los térmicos y nadie recuerda a qué cliente correspondía aquella comida de hace tres semanas. Lo que no se registra el mismo día se registra mal o no se registra.
Qué se recoge
- Dietas y comidas, con el motivo y el cliente o proyecto asociado.
- Kilometraje, con el trayecto y su importe por kilómetro.
- Peajes, parking y transporte.
- Compras menores hechas por un técnico o un comercial sobre la marcha.
Aprobar y reembolsar
De la foto al reembolso, con cada paso fechado
El gasto sigue el mismo circuito que cualquier documento del sistema: se presenta, el responsable lo aprueba o lo devuelve con su motivo, se reembolsa y se contabiliza, con su asiento y su IVA deducible cuando corresponde.
Cada paso queda con su fecha y su usuario. Eso resuelve la conversación más repetida entre un empleado y administración («¿se ha pagado ya lo mío?») sin que ninguno de los dos tenga que buscar nada: el estado está en la ficha del gasto y el empleado lo ve desde su portal.
Para la empresa, la ventaja es que el gasto entra en contabilidad con su justificante digitalizado enganchado. El día que Hacienda pida el soporte de una partida, está.
Dónde se imputa
El proyecto que parecía rentable y no lo era
Cada gasto puede imputarse a un proyecto, a un servicio, a un cliente o a un centro de coste. Parece un detalle administrativo y es lo que separa un margen creído de un margen real.
Los desplazamientos, las dietas y las compras de última hora rara vez se cargan a ningún sitio, así que se diluyen en la cuenta de resultados general. El trabajo que exige tres viajes de 200 kilómetros parece igual de rentable que el que se hace en la puerta de al lado, hasta que alguien suma.
Con la imputación puesta, el resultado económico de cada proyecto incluye lo que costó de verdad llegar hasta él, junto con las horas imputadas y el material consumido del almacén.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Cómo registra un empleado un gasto desde la calle?
Con una foto del ticket desde la app móvil: el gasto queda creado con su justificante digitalizado, su tipo, su fecha y su importe, en unos treinta segundos. Se cubren dietas, kilometraje, peajes, parking y compras menores.
¿Quién aprueba los gastos y cómo se reembolsan?
El responsable los aprueba o los devuelve con su motivo, y a partir de ahí se reembolsan y se contabilizan con su asiento y su IVA deducible cuando corresponde. Cada paso queda con su fecha y su usuario, y el empleado ve el estado desde su portal sin preguntar.
¿Puedo saber cuánto gasto en cada proyecto?
Sí, cada gasto puede imputarse a un proyecto, un servicio, un cliente o un centro de coste. Es lo que hace que el margen de un trabajo incluya lo que costó de verdad llegar hasta él, junto con las horas imputadas y el material consumido.
¿Se conserva el justificante para Hacienda?
Sí, el gasto entra en contabilidad con su justificante digitalizado enganchado, así que el día que haya que aportar el soporte de una partida está localizable en segundos y no en una caja de tickets.
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