Ventas
El circuito de ventas completo (presupuesto, pedido, albarán y factura) con cada documento generado a partir del anterior, sin volver a teclear conceptos, precios ni condiciones.
El circuito de ventas completo (presupuesto, pedido, albarán y factura) con cada documento generado a partir del anterior, sin volver a teclear conceptos, precios ni condiciones. La cadena importa más que cada eslabón por separado. Desde una factura sabes de qué albaranes salió, de qué pedido venían y qué presupuesto los originó; y desde el presupuesto, qué queda pendiente de servir y de facturar. Es lo que permite responder en treinta segundos a un cliente que pregunta por qué se le ha cobrado una línea. Facturar admite las formas en que se factura de verdad: varios albaranes agrupados en una sola factura por cliente y periodo, facturación parcial de un pedido que se sirve en varias entregas, facturación periódica de cuotas y mantenimientos, y rectificativas con su motivo, porque una factura emitida no se edita. Los precios se aplican solos según las condiciones pactadas con cada cliente: tarifas con periodo de vigencia, precios especiales por producto, descuentos por línea y por documento, y control de márgenes para que una oferta no salga por debajo de coste sin que salte el aviso. Todo conectado con el stock, que se reserva y se descuenta, y con la contabilidad, que recibe el asiento hecho.
La cadena de documentos
Convertir un documento en el siguiente no es copiarlo
El presupuesto se convierte en pedido, el pedido en albarán y el albarán en factura arrastrando conceptos, cantidades, precios, descuentos e impuestos. Pero lo que de verdad cambia el trabajo diario no es el ahorro de tecleo: es que el vínculo entre documentos se conserva.
Desde una factura se ve de qué albaranes salió y de qué pedido venían; desde el presupuesto, qué queda pendiente de servir y qué de facturar. Cuando un cliente llama preguntando por una línea que no reconoce, la respuesta está a dos clics y no en la memoria de quien preparó el pedido.
Esa misma trazabilidad es la que permite cerrar el mes sabiendo qué se ha entregado y todavía no se ha facturado, que suele ser la diferencia entre la previsión de tesorería y lo que ocurre de verdad.
Formas de facturar
Facturar como factura tu empresa, no como manda el programa
Casi todos los sistemas resuelven bien el caso simple (un pedido, una entrega, una factura) y se atascan en cuanto la operativa real se aparta un poco. Estos son los casos que aquí están cubiertos de serie:
- Agrupar varios albaranes en una factura por cliente y periodo, que es como trabaja quien entrega a diario y factura a fin de mes.
- Facturar parcialmente un pedido que se sirve en varias entregas, dejando el resto pendiente y a la vista.
- Facturación periódica de cuotas y mantenimientos, con su calendario de emisión automático.
- Rectificativas con su motivo: una factura emitida no se edita nunca, se rectifica, y las dos quedan registradas como exige la normativa.
- Firma del albarán en pantalla por parte del cliente en el momento de la entrega.
Y todas las facturas, sea cual sea el camino, salen por el mismo motor: el que cumple Verifactu, TicketBAI o SII según dónde tributes.
Precios y márgenes
El precio correcto se pone solo y el margen no se escapa
En cuanto una empresa crece, el precio de un producto deja de ser un número y pasa a ser un número por cliente, por volumen y por temporada. Si eso vive en la cabeza de dos personas, la empresa depende de que esas dos personas estén.
- Tarifas con periodo de vigencia: la subida se prepara con antelación y entra en vigor sola el día previsto.
- Precios especiales por cliente y producto, que mandan sobre la tarifa general sin que nadie tenga que acordarse.
- Descuentos por línea y por documento, con su motivo.
- Control de márgenes: el sistema avisa antes de que una oferta salga por debajo del coste.
Ese último punto es el que más dinero salva. En la mayoría de empresas el margen no se pierde en una gran decisión, sino en cien descuentos pequeños que nadie miró juntos, y que solo aparecen cuando el informe compara el coste real de compra con el precio al que se acabó vendiendo.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Puedo facturar varios albaranes juntos?
Sí, agrupados por cliente y periodo, que es como trabaja quien entrega a diario y factura a fin de mes. También se puede facturar parcialmente un pedido que se sirve en varias entregas, dejando el resto pendiente y a la vista.
¿Cómo se corrige una factura ya emitida?
No se edita: se emite una rectificativa con su motivo, y las dos quedan registradas, que es lo que exige la normativa. El sistema no permite hacerlo de otra forma, así que el histórico de facturación es siempre coherente.
¿Se pueden aplicar precios distintos por cliente?
Sí: tarifas con periodo de vigencia, precios especiales por cliente y producto que mandan sobre la tarifa general, y descuentos por línea y por documento. Además hay control de márgenes, que avisa antes de que una oferta salga por debajo de coste.
¿Sirve para cuotas o mantenimientos recurrentes?
Sí. Se define el contrato con su importe y su periodicidad y las facturas se emiten solas en la fecha que corresponde, sin que nadie tenga que acordarse cada mes.
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