Dashboard Personalizado
Cada usuario o departamento monta su propio cuadro de mando con un asistente de widgets (ventas, tesorería, servicios, RRHH, stock) y lo tiene delante al entrar.
Un panel único para toda la empresa no le sirve a nadie: al director financiero le sobra la mitad y al encargado de almacén le falta todo. Terminan mirándolo dos personas la primera semana y ninguna la tercera.
Los datos se actualizan con la operativa, así que el panel no es una foto de ayer, y cuando un indicador se sale de lo normal se ve el primer día del mes en lugar de en la reunión del día veinte.
Lo que decide si un cuadro de mando se usa no es la cantidad de gráficos, sino que cada persona vea exactamente lo que necesita para su trabajo, sin ruido alrededor.
Uno por persona
El panel único que no mira nadie
Casi todas las empresas han pasado por esto: se monta un cuadro de mando general con los indicadores que parecen importantes, se enseña en una reunión y a las tres semanas no lo abre nadie.
El motivo es sencillo. Al director financiero le sobra la mitad de lo que ve, al encargado de almacén le falta todo lo suyo, y al responsable de servicio le interesan cosas que no están. Un panel que sirve para todos no sirve del todo para ninguno.
Aquí cada usuario o departamento monta el suyo con un asistente de widgets: ventas, tesorería, servicios, RRHH, stock. Se elige qué se ve y en qué orden, y ese panel es lo primero que aparece al entrar.
Datos vivos
El panel no es una foto de ayer
Los widgets se alimentan de la operativa según ocurre: una venta en el TPV, un parte cerrado en casa de un cliente, un cobro conciliado en el banco. No hay proceso nocturno que consolide nada.
La consecuencia práctica es la que decide si un cuadro de mando se usa: cuando un indicador se sale de lo normal, se ve el primer día del mes y no en la reunión del día veinte, que es cuando ya solo se puede explicar.
Y como el dato es el mismo que usan los informes y la contabilidad, no hay que dedicar la primera parte de la reunión a averiguar por qué dos pantallas dicen cifras distintas.
Qué poner
Pocos indicadores y accionables
La tentación al montar un panel es llenarlo, y es justo lo que hace que deje de mirarse. Un cuadro de mando útil tiene pocos indicadores, y cada uno responde a una pregunta que lleva a una acción.
Como referencia, esto es lo que suele funcionar según el puesto:
- Dirección: facturación frente al objetivo, margen, tesorería prevista y cartera vencida.
- Comercial: embudo por fase, previsión de cierre y actividad de la semana.
- Servicio: partes pendientes, incidencias abiertas y cumplimiento de plazos.
- Almacén: productos bajo mínimo, pedidos por preparar y valoración del stock.
Lo que se consulta a diario merece estar aquí; lo que se mira una vez al mes es mejor como informe guardado, y lo que llega solo por correo con su periodicidad, como reporte programado.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Por qué no vale un panel único para toda la empresa?
Porque al director financiero le sobra la mitad de lo que ve, al encargado de almacén le falta todo lo suyo y al responsable de servicio le interesan cosas que no están. Un panel que sirve para todos no sirve del todo para ninguno, y a las tres semanas no lo abre nadie.
¿Con qué frecuencia se actualizan los datos?
Con la operativa, según ocurre: una venta en el TPV, un parte cerrado en casa de un cliente, un cobro conciliado en el banco. No hay proceso nocturno, así que cuando un indicador se sale de lo normal se ve el primer día del mes y no en la reunión del día veinte.
¿Qué conviene poner en un cuadro de mando?
Pocos indicadores, y cada uno con una acción detrás. Dirección suele mirar facturación frente a objetivo, margen, tesorería prevista y cartera vencida; almacén, productos bajo mínimo y pedidos por preparar. Llenarlo de gráficos es lo que hace que deje de mirarse.
¿En qué se diferencia de un informe?
En la frecuencia de consulta. Lo que se mira a diario merece estar en el cuadro de mando; lo que se consulta una vez al mes funciona mejor como informe guardado, y lo que debe llegar solo con su periodicidad, como reporte programado por correo.
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