Gestión de Proyectos
La ficha completa de cada proyecto en un solo sitio: presupuesto, fases, equipo asignado, documentación, sucesos y resultado económico.
Lo habitual es lo contrario: una carpeta en el servidor, un Excel en el portátil del jefe de obra, unos correos con las últimas decisiones y un presupuesto que ya nadie sabe si es la versión buena. Cuando alguien pregunta cómo va el proyecto, la respuesta depende de a quién se pregunte.
Aquí el trabajo se divide en fases con sus fechas y sus responsables, y cada tipo de proyecto tiene los estados que le corresponden, porque una instalación no recorre las mismas etapas que una obra o que un desarrollo.
Y sobre todo, la ficha compara de forma continua lo presupuestado contra lo que lleva gastado (horas, materiales, subcontratas y gastos), de modo que la desviación aparece cuando todavía se puede renegociar una partida o replantear un plazo, y no en la reunión de cierre.
Un solo sitio
Dónde vive hoy la información de un proyecto
Repartida. Una carpeta en el servidor con los planos, un Excel en el portátil del jefe de obra con el seguimiento económico, un hilo de correo con las últimas decisiones y un presupuesto del que circulan tres versiones. Cuando alguien pregunta cómo va, la respuesta depende de a quién se pregunte.
La ficha del proyecto reúne lo que estaba disperso: el presupuesto vigente, las fases con sus fechas y responsables, el equipo asignado, la documentación, los sucesos que se han ido registrando y el resultado económico al día.
Cada tipo de proyecto tiene además sus propios estados, porque una instalación no recorre las mismas etapas que una obra o que un desarrollo, y forzar a todos por el mismo circuito es la manera más rápida de que nadie lo mantenga al día.
Previsto contra real
Un proyecto no se tuerce en la reunión de cierre
Se tuerce en la tercera semana y se descubre en la reunión de cierre. Para entonces la conversación ya no es qué hacer, sino de quién fue la culpa.
La comparación entre lo presupuestado y lo gastado es continua y baja al detalle que hace falta para actuar:
- Por fase y por partida, no solo el total del proyecto.
- Con las cuatro fuentes de coste juntas: horas imputadas, material consumido del almacén, subcontratas y gastos registrados desde el móvil.
- Con el avance de cada fase, para distinguir el gasto que va adelantado del que va desviado, que no es lo mismo.
Con eso delante, las decisiones se mueven antes: se renegocia una partida, se replantea un plazo o se acepta el sobrecoste sabiendo cuánto es y por qué.
El margen real
Qué dejó de verdad cada trabajo
El margen que sale al cerrar un proyecto solo es fiable si incluye todo lo que costó, y lo que suele faltar no es el material: son las horas que nadie imputó y los desplazamientos que no se cargaron a ningún sitio.
Aquí las cuatro fuentes llegan solas a la ficha, así que el resultado económico es una resta y no una estimación. Y como los proyectos pueden colgar de un contrato marco, se mantienen las dos visiones a la vez: lo que deja cada trabajo y lo que deja ese cliente en conjunto.
Ese cruce es el que produce las conversaciones incómodas y útiles: el cliente que más factura no siempre es el que más deja, y el tipo de proyecto que más se repite a veces es el que peor margen tiene, precisamente porque se presupuesta con la costumbre en lugar de con los datos del anterior.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Puedo comparar el presupuesto con el coste real durante la obra?
Sí, de forma continua y por fase y partida, con las cuatro fuentes de coste juntas: horas imputadas, material consumido del almacén, subcontratas y gastos. Un proyecto no se tuerce en la reunión de cierre, se tuerce en la tercera semana y se descubre en el cierre.
¿Cada tipo de proyecto puede tener sus propias fases?
Sí, con sus estados propios, porque una instalación no recorre las mismas etapas que una obra o que un desarrollo. Forzar a todos por el mismo circuito es la forma más rápida de que nadie mantenga la ficha al día.
¿Distingue el gasto adelantado del desviado?
Sí, porque la comparación incluye el avance de cada fase. Gastar el 60 % del presupuesto con el 70 % del trabajo hecho no es lo mismo que gastarlo con el 30 %, y sin el avance las dos situaciones parecen idénticas.
¿Puedo ver lo que deja un cliente en conjunto?
Sí, si los proyectos cuelgan de un contrato marco: se mantienen las dos visiones a la vez, lo que deja cada trabajo y lo que deja ese cliente en total. Ese cruce revela que el cliente que más factura no siempre es el que más deja.
Proyectos y obras
Contratos, fases, partes, agenda e imputación de horas para saber, mientras aún puedes corregirlo, si un proyecto se está comiendo su margen.
Contratos
Contratos marco con el cliente de los que cuelgan sus proyectos, con sus condiciones pactadas, sus importes y sus renovaciones.
Imputación de Horas
Los empleados imputan sus horas al proyecto y a la tarea concreta, desde el ordenador o desde el móvil, y esas horas se valoran con el coste de cada persona o categoría.
Ver el móduloControl de Productividad
Análisis de la productividad por empleado, equipo y tipo de tarea a partir de las horas imputadas.
Agenda de Proyectos
Calendario visual con los hitos, las fases y los trabajos programados de todos los proyectos a la vez.
Partes de Proyecto
Partes de trabajo asociados al proyecto: qué se hizo, quién lo hizo, cuánto tiempo llevó y qué materiales se emplearon, cumplimentados desde el móvil.
Importador BC3
Importa presupuestos en formato BC3 (el estándar de la construcción) con sus capítulos, partidas, mediciones y precios, sin teclear una sola línea.
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