CAE · Coordinación de Actividades
Cada contrata sube su documentación a su propio espacio (la de la empresa, la de cada trabajador que va a acceder, la de la maquinaria y la de los vehículos) y el sistema controla las caducidades y las validaciones.
La coordinación de actividades empresariales obliga a intercambiar documentación con cada empresa que trabaja en tus instalaciones. En la práctica, eso significa perseguir por correo certificados de una decena de contratas, guardarlos en una carpeta y comprobar a mano si siguen vigentes, que es donde el sistema se rompe en cuanto hay volumen.
La documentación se organiza en paquetes por tipo de obra o actividad, de modo que a cada contrata se le pide exactamente lo que le corresponde y no una lista genérica que nadie completa. El sistema avisa antes de que algo venza y guarda el histórico de qué se validó y cuándo.
Y quien no está al día se ve de un vistazo, antes de que se presente en la puerta, que es el único momento en el que esa información sirve para algo.
El problema real
Perseguir papeles de diez contratas por correo
La coordinación de actividades empresariales obliga a intercambiar documentación con cada empresa que trabaja en tus instalaciones, y a comprobar que está en regla antes de que accedan. Sobre el papel es razonable; en la práctica, con diez contratas y cuarenta trabajadores rotando, se convierte en un trabajo a tiempo parcial.
El circuito habitual es siempre el mismo: se pide la documentación por correo, llega a medias, se guarda en una carpeta con el nombre de la contrata, y nadie vuelve a mirarla hasta que hay una incidencia. Para entonces, la mitad de los certificados han caducado.
Aquí cada contrata tiene su propio espacio y sube su documentación directamente. Deja de ser tu trabajo reclamarla, porque el sistema muestra a cada empresa qué le falta y qué está a punto de vencer.
Qué se pide a quién
Documentación por empresa, trabajador, máquina y vehículo
La documentación de CAE no es una lista única: cambia según a qué se refiera y según el tipo de trabajo que se vaya a hacer.
- De la empresa: alta en la Seguridad Social, seguros, evaluación de riesgos, plan de prevención.
- De cada trabajador que va a acceder: formación en prevención, aptitud médica, entrega de EPIs.
- De la maquinaria: marcado, revisiones y manuales.
- De los vehículos que entran en las instalaciones.
Los paquetes documentales agrupan lo que corresponde a cada tipo de obra o actividad, de modo que a cada contrata se le pide exactamente lo suyo. Pedir una lista genérica tiene un efecto conocido: nadie la completa entera y acaba aceptándose lo que llegue.
Antes de la puerta
Saber quién no está al día antes de que se presente
El sistema controla las caducidades de cada documento y avisa antes de que venzan, tanto a la contrata como a quien coordina. Y guarda el histórico de qué se validó, cuándo y quién lo validó.
Con eso, el estado de cada empresa y de cada trabajador es una consulta: quién puede acceder, quién tiene documentación pendiente y quién la tiene caducada. Esa información solo sirve para algo si está disponible antes de que alguien se presente en la puerta, no después.
El día que hay una inspección o, peor, un accidente, la pregunta es si esa persona estaba autorizada a estar allí y si constaba su formación. Tener la respuesta documentada es toda la diferencia entre una gestión ordenada y un problema serio.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Quién sube la documentación de cada contrata?
La propia contrata, en su espacio. Deja de ser tu trabajo reclamarla por correo, porque el sistema muestra a cada empresa qué le falta y qué está a punto de vencer.
¿Qué documentación se controla?
La de la empresa (alta en la Seguridad Social, seguros, evaluación de riesgos), la de cada trabajador que va a acceder (formación, aptitud médica, entrega de EPIs), la de la maquinaria y la de los vehículos que entran en las instalaciones.
¿Se puede pedir distinta documentación según el trabajo?
Sí, con paquetes documentales por tipo de obra o actividad, de modo que a cada contrata se le pide exactamente lo suyo. Pedir una lista genérica tiene un efecto conocido: nadie la completa entera y acaba aceptándose lo que llegue.
¿Sabré quién no está al día antes de que venga?
Sí, y es el único momento en que esa información sirve. El sistema controla caducidades, avisa antes de que venzan y guarda el histórico de qué se validó y cuándo, así que el estado de cada empresa y cada trabajador es una consulta.
Cumplimiento y documentación
Canal de denuncias anónimo, protocolo de acoso, coordinación con tus contratas, gestor documental con avisos de caducidad, firma de documentos y registro de visitas.
Portal de Denuncias
Canal interno de información con su propia dirección, donde cualquiera puede comunicar sin dar su nombre y seguir después el expediente con un identificador y un PIN.
Ver el móduloProtocolo de Acoso Laboral
Expediente estructurado y numerado para las comunicaciones de acoso, con la firma de quien informa, los archivos aportados guardados aparte y acceso restringido a administración.
Ver el móduloLey Antifraude
Las operaciones relevantes quedan en un histórico inalterable con sellado de integridad: quién hizo qué y cuándo, sin posibilidad de modificarlo después.
Ver el móduloGestor Documental
La documentación de la empresa clasificada por tipo y asociada a lo que le corresponde (un empleado, un cliente, un vehículo, una obra), con su caducidad, sus avisos y sus permisos.
Ver el móduloFirma de Documentos
Los documentos se envían y se firman digitalmente desde el portal del empleado, con constancia de quién firmó, qué documento y en qué momento.
Ver el móduloRegistro de Visitas
Registro digital de quién entra en tus instalaciones, a quién visita, con qué motivo y con qué horas de entrada y salida.
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