Ley Antifraude
Las operaciones relevantes quedan en un histórico inalterable con sellado de integridad: quién hizo qué y cuándo, sin posibilidad de modificarlo después.
La Ley Antifraude prohíbe el software que permita llevar contabilidades paralelas o alterar registros sin dejar rastro. Lo que exige, en la práctica, es que el programa impida borrar y modificar lo que ya está registrado, y que pueda demostrarse que no se ha tocado.
Aquí eso no es un módulo que se active: va en el motor del sistema. Cada operación relevante genera su registro sellado, y el sellado es lo que permite comprobar desde fuera que la cadena está íntegra. Modificar un registro rompe esa comprobación y se nota.
La consecuencia para el día a día es sencilla: los documentos emitidos no se editan, se rectifican. Y a cambio, cualquier consulta sobre qué ocurrió y quién lo hizo tiene respuesta con fecha y usuario, tanto ante una inspección como ante una discusión interna.
Qué prohíbe
La ley no regula a tu empresa: regula tu software
Es la confusión más habitual. La Ley Antifraude prohíbe el uso (y también la fabricación y la venta) de programas que permitan llevar contabilidades paralelas o alterar registros sin dejar rastro. Lo que exige, en términos prácticos, es que el programa impida borrar y modificar lo que ya está registrado.
Eso significa que la responsabilidad no se cumple con una política interna ni con buenas prácticas: se cumple, o no, según lo que el software permita hacer. Por eso la pregunta relevante al elegir un sistema de gestión no es si tu empresa cumple, sino si el programa deja incumplir.
Aquí no es un módulo que se active: va en el motor del sistema, y afecta por igual a todas las áreas que registran operaciones relevantes.
El sellado
Que se pueda comprobar desde fuera que nada se ha tocado
Guardar un histórico no basta: un histórico que se puede editar no prueba nada. Lo que da valor al registro es el sellado de integridad, que permite verificar que su contenido es el mismo que cuando se creó.
Cada operación relevante genera su registro sellado con su fecha y su usuario. Si alguien modificara uno, la comprobación fallaría y quedaría en evidencia, que es justamente el efecto que busca la norma.
El mismo principio está detrás de Verifactu y de TicketBAI en la facturación: registros encadenados donde alterar uno rompe la cadena desde ahí hasta el final.
En tu día a día
Qué cambia para quien trabaja: una cosa
Los documentos emitidos no se editan, se rectifican. Es el único cambio de hábito real, y no es nuevo: la normativa de facturación ya lo exigía. Lo que cambia es que ahora el programa no deja hacerlo de otra forma.
A cambio, aparece una ventaja que se agradece más de lo esperado y que no tiene que ver con Hacienda: cualquier pregunta sobre qué ocurrió y quién lo hizo tiene respuesta con fecha y usuario.
- Quién cambió el precio de una línea antes de facturar.
- Cuándo se anuló aquel albarán y con qué motivo.
- Qué usuario modificó las condiciones de un cliente.
Esas discusiones internas, que normalmente terminan en «yo no fui», pasan a resolverse mirando. El cumplimiento normativo era la obligación; esto es lo que uno acaba usando cada semana.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿A quién regula exactamente la Ley Antifraude?
Al software, no a tu empresa. Prohíbe usar, fabricar o vender programas que permitan llevar contabilidades paralelas o alterar registros sin dejar rastro. Por eso la pregunta al elegir un sistema no es si tu empresa cumple, sino si el programa deja incumplir.
¿Qué es el sellado de integridad?
Lo que permite comprobar desde fuera que un registro no se ha tocado desde que se creó. Guardar un histórico no basta: un histórico editable no prueba nada. Si alguien modificara un registro sellado, la comprobación fallaría y quedaría en evidencia.
¿Qué cambia en el trabajo diario?
Una sola cosa: los documentos emitidos no se editan, se rectifican. No es nuevo, la normativa de facturación ya lo exigía; lo que cambia es que ahora el programa no deja hacerlo de otra forma.
¿Sirve para algo más allá del cumplimiento?
Sí, y suele ser lo que más se acaba usando: cualquier pregunta sobre qué ocurrió y quién lo hizo tiene respuesta con fecha y usuario. Quién cambió el precio de una línea, cuándo se anuló un albarán o quién modificó las condiciones de un cliente.
Cumplimiento y documentación
Canal de denuncias anónimo, protocolo de acoso, coordinación con tus contratas, gestor documental con avisos de caducidad, firma de documentos y registro de visitas.
Portal de Denuncias
Canal interno de información con su propia dirección, donde cualquiera puede comunicar sin dar su nombre y seguir después el expediente con un identificador y un PIN.
Ver el móduloProtocolo de Acoso Laboral
Expediente estructurado y numerado para las comunicaciones de acoso, con la firma de quien informa, los archivos aportados guardados aparte y acceso restringido a administración.
Ver el móduloCAE · Coordinación de Actividades
Cada contrata sube su documentación a su propio espacio (la de la empresa, la de cada trabajador que va a acceder, la de la maquinaria y la de los vehículos) y el sistema controla las caducidades y las validaciones.
Ver el móduloGestor Documental
La documentación de la empresa clasificada por tipo y asociada a lo que le corresponde (un empleado, un cliente, un vehículo, una obra), con su caducidad, sus avisos y sus permisos.
Ver el móduloFirma de Documentos
Los documentos se envían y se firman digitalmente desde el portal del empleado, con constancia de quién firmó, qué documento y en qué momento.
Ver el móduloRegistro de Visitas
Registro digital de quién entra en tus instalaciones, a quién visita, con qué motivo y con qué horas de entrada y salida.
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