Protocolo de Acoso Laboral
Expediente estructurado y numerado para las comunicaciones de acoso, con la firma de quien informa, los archivos aportados guardados aparte y acceso restringido a administración.
Toda empresa está obligada a tener un protocolo de prevención del acoso laboral y a actuar cuando recibe una comunicación. Lo difícil no es redactar el protocolo (eso se hace una vez) sino que exista un cauce que la plantilla se atreva a usar y que la actuación quede documentada paso a paso.
Las dos cosas van juntas. Un cauce en el que no se confía no se usa, y una actuación sin registro no se puede demostrar después, que es exactamente lo que se pide cuando el asunto llega a instancias externas.
La tramitación deja constancia de cada paso y de cada fecha. Esa trazabilidad no es burocracia: es la prueba de que la empresa actuó con diligencia, y es lo único que se puede aportar el día que alguien pregunta qué se hizo y cuándo.
La obligación
Tener el protocolo no es lo mismo que poder aplicarlo
Toda empresa está obligada a disponer de un protocolo de prevención del acoso laboral y a actuar cuando recibe una comunicación. Redactar el documento se hace una vez y se archiva; el problema aparece el día que llega el primer caso.
Entonces hacen falta dos cosas que el documento no aporta por sí solo:
- Un cauce que la plantilla se atreva a usar. Si la única vía es hablar con recursos humanos o escribir un correo, la mayoría de situaciones no se comunican nunca.
- Una actuación documentada paso a paso, porque lo que se valorará después no es la intención sino lo que consta que se hizo y cuándo.
Las dos van juntas: un cauce en el que no se confía no se usa, y una actuación sin registro no se puede demostrar cuando el asunto llega a instancias externas.
El expediente
Numerado, estructurado y con acceso restringido
Cada comunicación abre un expediente con su número, la firma de quien informa y los archivos aportados guardados aparte del resto de documentación de la empresa. El acceso queda limitado al perfil de administración designado para instruirlo.
Esa separación no es un detalle técnico. En un caso de acoso, quién ha podido ver el expediente es tan relevante como lo que dice: una filtración durante la instrucción compromete a la persona que informó y también a la empresa.
La tramitación deja constancia de cada paso y de cada fecha (recepción, entrevistas, medidas cautelares si las hubo, conclusiones), de modo que el expediente cuenta por sí solo qué se hizo y en qué orden.
Demostrar la diligencia
Lo único que se puede aportar meses después
Cuando un caso llega a la inspección de trabajo o a un juzgado, la pregunta que se le hace a la empresa no es si tenía un protocolo: es qué hizo cuando le llegó la comunicación, cuándo lo hizo y qué medidas adoptó.
Responder eso de memoria, con correos dispersos y con lo que recuerde quien instruyó el caso, es una posición débil aunque la actuación haya sido correcta. El expediente completo, con sus fechas y sus firmas, es lo que convierte una buena actuación en una actuación demostrable.
Y hacia dentro tiene un segundo efecto que cuenta más de lo que parece: cuando la plantilla percibe que existe un procedimiento serio y no una conversación informal, el cauce se usa antes, que es cuando las situaciones todavía se pueden resolver.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Basta con tener redactado el protocolo?
No. Redactarlo se hace una vez; el problema llega el día del primer caso, cuando hacen falta dos cosas: un cauce que la plantilla se atreva a usar y una actuación documentada paso a paso. Sin la segunda, no se puede demostrar nada después.
¿Cómo se garantiza la confidencialidad?
El expediente es numerado y estructurado, con los archivos aportados guardados aparte, y el acceso queda limitado al perfil de administración designado. En un caso de acoso, quién ha podido ver el expediente es tan relevante como lo que dice.
¿Qué queda registrado de la tramitación?
Cada paso con su fecha: recepción, entrevistas, medidas cautelares si las hubo y conclusiones. El expediente cuenta por sí solo qué se hizo y en qué orden, que es exactamente lo que se pide cuando el asunto llega a instancias externas.
¿Sirve de algo hacia dentro de la empresa?
Sí, y más de lo que parece: cuando la plantilla percibe que existe un procedimiento serio y no una conversación informal, el cauce se usa antes, que es cuando las situaciones todavía se pueden resolver.
Cumplimiento y documentación
Canal de denuncias anónimo, protocolo de acoso, coordinación con tus contratas, gestor documental con avisos de caducidad, firma de documentos y registro de visitas.
Portal de Denuncias
Canal interno de información con su propia dirección, donde cualquiera puede comunicar sin dar su nombre y seguir después el expediente con un identificador y un PIN.
Ver el móduloCAE · Coordinación de Actividades
Cada contrata sube su documentación a su propio espacio (la de la empresa, la de cada trabajador que va a acceder, la de la maquinaria y la de los vehículos) y el sistema controla las caducidades y las validaciones.
Ver el móduloLey Antifraude
Las operaciones relevantes quedan en un histórico inalterable con sellado de integridad: quién hizo qué y cuándo, sin posibilidad de modificarlo después.
Ver el móduloGestor Documental
La documentación de la empresa clasificada por tipo y asociada a lo que le corresponde (un empleado, un cliente, un vehículo, una obra), con su caducidad, sus avisos y sus permisos.
Ver el móduloFirma de Documentos
Los documentos se envían y se firman digitalmente desde el portal del empleado, con constancia de quién firmó, qué documento y en qué momento.
Ver el móduloRegistro de Visitas
Registro digital de quién entra en tus instalaciones, a quién visita, con qué motivo y con qué horas de entrada y salida.
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