Gestor Documental
La documentación de la empresa clasificada por tipo y asociada a lo que le corresponde (un empleado, un cliente, un vehículo, una obra), con su caducidad, sus avisos y sus permisos.
Una carpeta compartida resuelve el archivo y no resuelve nada más. O lo ve todo el mundo, o hay que montar una jerarquía de permisos que nadie mantiene; nadie sabe qué documentos han caducado; y encontrar el certificado de un empleado concreto depende de que quien lo guardó siguiera la convención de nombres.
Aquí cada documento tiene su tipo, y el tipo lleva asociado quién puede verlo y cuándo caduca. El permiso viaja con el documento y con el perfil del usuario, así que no hay que rehacer la estructura de carpetas cada vez que cambia alguien de puesto.
Los avisos de caducidad son la parte que más se agradece: certificados, seguros, autorizaciones y contratos avisan antes de vencer, en lugar de descubrirse el día que hacen falta.
Más que una carpeta
Lo que una carpeta compartida no resuelve
Guardar archivos lo resuelve cualquier cosa. Los problemas de una carpeta compartida aparecen después, y son siempre los mismos tres:
- Los permisos. O lo ve todo el mundo, o hay que montar una jerarquía de subcarpetas que nadie mantiene cuando alguien cambia de puesto.
- Las caducidades. Nadie sabe qué documentos han vencido, porque un fichero no avisa.
- Encontrar algo. Depende de que quien lo guardó siguiera la convención de nombres, y de que siga en la empresa para explicarla.
Aquí cada documento tiene su tipo, y el tipo lleva asociado quién puede verlo y cuándo caduca. El documento se asocia además a lo que le corresponde (un empleado, un cliente, un vehículo, una obra), así que se encuentra desde la ficha de esa entidad en lugar de buscándolo por su nombre.
Caducidades
El documento que hacía falta y había vencido
Es la situación que justifica el módulo por sí sola. Un certificado de formación, un seguro, una autorización o un contrato caducan en silencio, y su vencimiento se descubre justo el día que hay que aportarlos: en una inspección, en una licitación o al acceder a una obra.
Cada tipo de documento lleva su periodo de validez y sus avisos, con la antelación que definas. Quien tiene que renovarlo recibe el aviso antes, que es cuando renovarlo es un trámite y no una urgencia.
La misma lógica está detrás de los reconocimientos médicos, de la documentación de las contratas y de las ITV y seguros de la flota: son casos distintos del mismo problema, y todos se resuelven avisando antes en lugar de comprobar después.
Quién ve qué
El permiso viaja con el documento, no con la carpeta
Es la diferencia estructural con un sistema de archivos. En una carpeta, el permiso depende de dónde esté guardado el fichero; aquí depende de qué tipo de documento es y de qué perfil tiene quien lo consulta.
La consecuencia práctica: cuando alguien cambia de departamento o de responsabilidades, no hay que revisar la estructura de carpetas para ajustar accesos. Su perfil determina lo que ve, y eso vale igual para las nóminas de personal, los contratos con clientes o la documentación técnica de una obra.
Los documentos que hay que entregar y acreditar pasan por firma digital, con constancia de quién firmó y cuándo, de modo que el archivo no solo guarda el documento sino también la prueba de su entrega.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Qué aporta frente a una carpeta compartida?
Resuelve los tres problemas que una carpeta no resuelve: los permisos, que aquí van con el tipo de documento y el perfil del usuario; las caducidades, que avisan solas; y encontrar algo, porque el documento está asociado a su empleado, cliente, vehículo u obra.
¿Avisa antes de que caduque un documento?
Sí, con la antelación que definas por tipo de documento. Es lo que evita la situación clásica: descubrir que un certificado, un seguro o una autorización venció justo el día que hay que aportarlo en una inspección o una licitación.
¿Cómo se controla quién ve cada documento?
El permiso viaja con el tipo de documento y con el perfil de quien lo consulta, no con la carpeta donde está guardado. Cuando alguien cambia de departamento no hay que revisar ninguna estructura de carpetas: su perfil determina lo que ve.
¿Se pueden firmar los documentos?
Sí, los que hay que entregar y acreditar pasan por firma digital desde el portal del empleado, con constancia de quién firmó y cuándo. El archivo guarda entonces el documento y también la prueba de su entrega.
Cumplimiento y documentación
Canal de denuncias anónimo, protocolo de acoso, coordinación con tus contratas, gestor documental con avisos de caducidad, firma de documentos y registro de visitas.
Portal de Denuncias
Canal interno de información con su propia dirección, donde cualquiera puede comunicar sin dar su nombre y seguir después el expediente con un identificador y un PIN.
Ver el móduloProtocolo de Acoso Laboral
Expediente estructurado y numerado para las comunicaciones de acoso, con la firma de quien informa, los archivos aportados guardados aparte y acceso restringido a administración.
Ver el móduloCAE · Coordinación de Actividades
Cada contrata sube su documentación a su propio espacio (la de la empresa, la de cada trabajador que va a acceder, la de la maquinaria y la de los vehículos) y el sistema controla las caducidades y las validaciones.
Ver el móduloLey Antifraude
Las operaciones relevantes quedan en un histórico inalterable con sellado de integridad: quién hizo qué y cuándo, sin posibilidad de modificarlo después.
Ver el móduloFirma de Documentos
Los documentos se envían y se firman digitalmente desde el portal del empleado, con constancia de quién firmó, qué documento y en qué momento.
Ver el móduloRegistro de Visitas
Registro digital de quién entra en tus instalaciones, a quién visita, con qué motivo y con qué horas de entrada y salida.
Ver el módulo