Registro de Visitas
Registro digital de quién entra en tus instalaciones, a quién visita, con qué motivo y con qué horas de entrada y salida.
El cuaderno de recepción tiene tres problemas conocidos: cada visitante lee los datos de los anteriores, la letra hace ilegible la mitad de los registros y, cuando hace falta consultarlo, hay que revisar páginas a mano.
El registro digital resuelve los tres y añade lo que de verdad importa el día que pasa algo: ante una emergencia, saber en segundos quién hay dentro del edificio; y ante una auditoría o una incidencia de seguridad, poder consultar quién accedió, cuándo y a ver a quién.
En instalaciones con control de accesos, se complementa con la identificación de la plantilla, de modo que el registro de quién estaba en el centro es completo y no solo el de las visitas externas.
El cuaderno de recepción
Tres problemas que se dan por normales
El libro de visitas de papel funciona hasta que uno se fija en lo que implica:
- Cada visitante lee los datos de los anteriores al firmar: nombre, empresa, a quién venían a ver. Eso es información de terceros a la vista de cualquiera.
- La letra hace ilegible la mitad de los registros, justo los que hará falta leer.
- Consultarlo exige revisar páginas a mano, así que en la práctica no se consulta nunca.
El registro digital resuelve los tres: cada visita se anota con su nombre, su empresa, el motivo, a quién visita y sus horas de entrada y salida, sin que nadie vea los datos de nadie.
Ante una emergencia
Saber en segundos quién hay dentro del edificio
Es el motivo por el que el registro deja de ser un formalismo. En una evacuación, la lista de quién está en las instalaciones (y de quién ha salido ya) es exactamente la información que hace falta y que no da tiempo a reconstruir.
Con las entradas y salidas registradas, esa lista está disponible en el momento y actualizada. Con un cuaderno, hay que llevárselo y descifrarlo fuera del edificio.
En instalaciones con control de accesos, el registro de visitas se complementa con la identificación de la plantilla, de modo que el listado de quién estaba en el centro es completo y no solo el de las visitas externas.
Consultar después
Quién accedió, cuándo y a ver a quién
Las consultas al histórico casi siempre llegan por un motivo concreto y con urgencia: una incidencia de seguridad, un objeto que desaparece, una auditoría que pide el control de accesos o una reclamación que sitúa a alguien en el edificio un día determinado.
Con el registro digital, esa consulta se resuelve filtrando por fecha, por persona o por anfitrión. Con el cuaderno, se resuelve revisando páginas y aceptando que la letra decida qué se puede leer.
Y hacia fuera hay un efecto añadido que se nota: una recepción que registra en un sistema, en lugar de pasar una hoja con los datos de otros a la vista, transmite una idea del cuidado con el que esa empresa trata la información.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Qué problema tiene el libro de visitas de papel?
Tres: cada visitante lee los datos de los anteriores al firmar, la letra hace ilegible la mitad de los registros y consultarlo exige revisar páginas a mano, así que en la práctica no se consulta nunca.
¿Sirve ante una emergencia?
Es su uso más importante. En una evacuación, la lista de quién está dentro y quién ha salido ya está disponible al momento y actualizada, mientras que un cuaderno hay que llevárselo y descifrarlo fuera del edificio.
¿Puedo consultar el histórico después?
Sí, filtrando por fecha, por persona o por anfitrión. Las consultas suelen llegar con urgencia y por un motivo concreto: una incidencia de seguridad, un objeto que desaparece o una reclamación que sitúa a alguien en el edificio un día determinado.
¿Incluye también a la plantilla?
En instalaciones con control de accesos, sí: el registro de visitas se complementa con la identificación de la plantilla, de modo que el listado de quién estaba en el centro es completo y no solo el de las visitas externas.
Cumplimiento y documentación
Canal de denuncias anónimo, protocolo de acoso, coordinación con tus contratas, gestor documental con avisos de caducidad, firma de documentos y registro de visitas.
Portal de Denuncias
Canal interno de información con su propia dirección, donde cualquiera puede comunicar sin dar su nombre y seguir después el expediente con un identificador y un PIN.
Ver el móduloProtocolo de Acoso Laboral
Expediente estructurado y numerado para las comunicaciones de acoso, con la firma de quien informa, los archivos aportados guardados aparte y acceso restringido a administración.
Ver el móduloCAE · Coordinación de Actividades
Cada contrata sube su documentación a su propio espacio (la de la empresa, la de cada trabajador que va a acceder, la de la maquinaria y la de los vehículos) y el sistema controla las caducidades y las validaciones.
Ver el móduloLey Antifraude
Las operaciones relevantes quedan en un histórico inalterable con sellado de integridad: quién hizo qué y cuándo, sin posibilidad de modificarlo después.
Ver el móduloGestor Documental
La documentación de la empresa clasificada por tipo y asociada a lo que le corresponde (un empleado, un cliente, un vehículo, una obra), con su caducidad, sus avisos y sus permisos.
Ver el móduloFirma de Documentos
Los documentos se envían y se firman digitalmente desde el portal del empleado, con constancia de quién firmó, qué documento y en qué momento.
Ver el módulo