Portal de Denuncias
Canal interno de información con su propia dirección, donde cualquiera puede comunicar sin dar su nombre y seguir después el expediente con un identificador y un PIN.
La ley de protección del informante obliga a las empresas a partir de cierto tamaño a tener un canal interno y a que ese canal garantice la confidencialidad de quien informa. Un buzón de correo no la garantiza: el correo pasa por servidores, se reenvía y deja rastro con nombres, y quien duda de eso simplemente no lo usa.
Aquí el portal es un sitio propio y el contenido no viaja nunca por correo. Al enviar, el informante recibe un identificador y un PIN con los que vuelve a entrar para leer lo que se le pregunte, responder y aportar más información sin identificarse en ningún momento.
Por dentro, cada comunicación entra con su tipo, su gravedad y su localización, y se tramita con estados y plazos, que la norma también fija. Solo accede quien tiene el perfil para hacerlo, y las evidencias adjuntas se guardan aparte del resto de documentación de la empresa.
Qué exige la ley
Un canal interno que garantice la confidencialidad
La ley de protección del informante obliga a las empresas a partir de cierto tamaño a disponer de un canal interno de información y fija cómo tiene que funcionar. Lo esencial se resume en cuatro puntos:
- Admitir comunicaciones anónimas, y que quien informa pueda seguir el expediente después.
- Garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de terceros mencionados.
- Acusar recibo y resolver dentro de los plazos que marca la norma.
- Restringir el acceso a las personas designadas para gestionarlo.
Un buzón de correo no cumple el segundo punto por muy buena voluntad que haya: el correo pasa por servidores, se reenvía y deja rastro con nombres. Y quien duda de eso, simplemente no lo usa, con lo que el canal existe sobre el papel y no en la práctica.
Identificador y PIN
Anónimo y con seguimiento a la vez
Es la parte que suele parecer contradictoria y no lo es. Al enviar la comunicación, el informante recibe un identificador y un PIN con los que vuelve a entrar al portal en cualquier momento.
Con esas credenciales puede leer lo que se le pregunte, responder, aportar documentación adicional y consultar en qué estado está el expediente, sin identificarse en ningún momento y sin que el contenido viaje por correo.
Eso resuelve el problema práctico de la mayoría de canales anónimos: si el instructor necesita una aclaración y no tiene forma de pedirla, el expediente se queda sin resolver por falta de información, y quien informó nunca sabe si sirvió de algo.
La tramitación
Por dentro es un expediente con plazos
Cada comunicación entra clasificada con su tipo, su nivel de gravedad y su localización, y se tramita con estados que reflejan el circuito real: recepción, acuse, investigación, resolución y cierre.
Los plazos importan porque la norma los fija, y el sistema los controla en lugar de dejarlos a la memoria del instructor. Ese control es también lo que permite demostrar que la empresa actuó en tiempo cuando alguien lo cuestiona.
Quién ve qué
Solo accede quien tiene el perfil designado para gestionar el canal, y las evidencias aportadas se guardan aparte del resto de la documentación de la empresa, para que no acaben en una carpeta compartida por un descuido.
Cuando la comunicación es de acoso laboral, el protocolo específico abre su propio expediente con las particularidades que exige ese procedimiento.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Por qué no vale un buzón de correo?
Porque no garantiza la confidencialidad que exige la ley: el correo pasa por servidores, se reenvía y deja rastro con nombres. Y quien duda de eso simplemente no lo usa, con lo que el canal existe sobre el papel pero no en la práctica.
¿Puede alguien denunciar de forma anónima y hacer seguimiento?
Sí. Al enviar recibe un identificador y un PIN con los que vuelve a entrar al portal para leer lo que se le pregunte, responder y aportar documentación, sin identificarse en ningún momento y sin que el contenido viaje por correo.
¿Quién puede ver las comunicaciones?
Solo el perfil designado para gestionar el canal. Las evidencias adjuntas se guardan aparte del resto de documentación de la empresa, para que no acaben en una carpeta compartida por un descuido.
¿Controla los plazos que marca la norma?
Sí. Cada comunicación se tramita con estados y plazos, desde el acuse de recibo hasta la resolución, y el control queda registrado. Es lo que permite demostrar que la empresa actuó en tiempo cuando alguien lo cuestiona.
Cumplimiento y documentación
Canal de denuncias anónimo, protocolo de acoso, coordinación con tus contratas, gestor documental con avisos de caducidad, firma de documentos y registro de visitas.
Protocolo de Acoso Laboral
Expediente estructurado y numerado para las comunicaciones de acoso, con la firma de quien informa, los archivos aportados guardados aparte y acceso restringido a administración.
Ver el móduloCAE · Coordinación de Actividades
Cada contrata sube su documentación a su propio espacio (la de la empresa, la de cada trabajador que va a acceder, la de la maquinaria y la de los vehículos) y el sistema controla las caducidades y las validaciones.
Ver el móduloLey Antifraude
Las operaciones relevantes quedan en un histórico inalterable con sellado de integridad: quién hizo qué y cuándo, sin posibilidad de modificarlo después.
Ver el móduloGestor Documental
La documentación de la empresa clasificada por tipo y asociada a lo que le corresponde (un empleado, un cliente, un vehículo, una obra), con su caducidad, sus avisos y sus permisos.
Ver el móduloFirma de Documentos
Los documentos se envían y se firman digitalmente desde el portal del empleado, con constancia de quién firmó, qué documento y en qué momento.
Ver el móduloRegistro de Visitas
Registro digital de quién entra en tus instalaciones, a quién visita, con qué motivo y con qué horas de entrada y salida.
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