Firma de Documentos
Los documentos se envían y se firman digitalmente desde el portal del empleado, con constancia de quién firmó, qué documento y en qué momento.
Entregar una comunicación y poder demostrar que se entregó no son lo mismo. Una nómina enviada por correo, una política colgada en un tablón o un protocolo repartido en mano cumplen la parte fácil; la difícil es acreditar meses después que esa persona concreta lo recibió y lo leyó.
Vale para nóminas, comunicaciones internas, políticas, protocolos, entregas de EPIs y cualquier documento que la empresa necesite acreditar. El circuito sustituye al de imprimir, perseguir firmas y escanear, que además siempre deja dos o tres personas sin firmar y nadie sabe cuáles.
Para una plantilla con turnos o repartida por obras, la diferencia es mayor: no hay que esperar a que cada persona pase por la oficina para cerrar una entrega documental.
Entregar y acreditar
No es lo mismo entregar que poder demostrar que se entregó
Una nómina enviada por correo, una política colgada en el tablón o un protocolo repartido en mano cumplen la parte fácil. La difícil llega meses después, cuando hay que acreditar que esa persona concreta lo recibió, y la única prueba es que alguien recuerde haberlo dado.
La firma digital resuelve exactamente eso: el documento se envía, la persona lo firma desde su portal y queda archivado con constancia de quién firmó, qué documento y en qué momento.
Vale para nóminas, comunicaciones internas, políticas, protocolos, entregas de EPIs y cualquier documento que la empresa necesite acreditar más adelante.
El circuito que sustituye
Imprimir, perseguir, escanear
Ese es el circuito habitual, y tiene un fallo estructural: siempre quedan dos o tres personas sin firmar y nadie sabe cuáles hasta que se cuentan los papeles. Si además la plantilla trabaja a turnos o repartida por obras, cerrar una entrega documental puede llevar semanas.
Con la firma digital, el estado es una consulta: quién ha firmado, quién no y desde cuándo está pendiente. Recordar al que falta deja de exigir que alguien lleve la cuenta a mano.
Y no hay que esperar a que cada persona pase por la oficina. Quien está en una obra firma desde el móvil el mismo día en que se le envía, que es cuando el documento todavía es relevante para él.
Dónde queda
Archivado en la ficha de quien lo firmó
El documento firmado no acaba en una bandeja de correo ni en una carpeta: queda en el expediente de la persona, dentro del gestor documental, con su tipo, su fecha y sus permisos.
Eso significa que el día que hay que aportarlo (una inspección, una reclamación, un juicio) se localiza desde la ficha del empleado en segundos, junto al resto de su documentación: contrato, formación, reconocimientos médicos y entregas de EPIs.
Es la diferencia entre tener el documento y tenerlo localizable. En la práctica, un archivo que no se encuentra cuando hace falta equivale a no tenerlo.
Resolviendo dudas
Preguntas frecuentes
Las respuestas a lo que más nos preguntan.
¿Qué queda registrado de cada firma?
Quién firmó, qué documento y en qué momento. Esa constancia es la diferencia entre entregar una comunicación y poder demostrar meses después que esa persona concreta la recibió.
¿Para qué documentos sirve?
Nóminas, comunicaciones internas, políticas, protocolos, entregas de EPIs y cualquier documento que la empresa necesite acreditar más adelante ante una inspección, una reclamación o un juicio.
¿Cómo sé quién falta por firmar?
El estado es una consulta: quién ha firmado, quién no y desde cuándo está pendiente. Con el circuito de imprimir, perseguir y escanear siempre quedan dos o tres personas sin firmar y nadie sabe cuáles hasta que se cuentan los papeles.
¿Sirve para plantilla que no pasa por la oficina?
Es donde más se nota. Quien trabaja a turnos o está en una obra firma desde el móvil el mismo día en que se le envía, sin esperar a pasar por la oficina, que es lo que hace que cerrar una entrega documental deje de llevar semanas.
Cumplimiento y documentación
Canal de denuncias anónimo, protocolo de acoso, coordinación con tus contratas, gestor documental con avisos de caducidad, firma de documentos y registro de visitas.
Portal de Denuncias
Canal interno de información con su propia dirección, donde cualquiera puede comunicar sin dar su nombre y seguir después el expediente con un identificador y un PIN.
Ver el móduloProtocolo de Acoso Laboral
Expediente estructurado y numerado para las comunicaciones de acoso, con la firma de quien informa, los archivos aportados guardados aparte y acceso restringido a administración.
Ver el móduloCAE · Coordinación de Actividades
Cada contrata sube su documentación a su propio espacio (la de la empresa, la de cada trabajador que va a acceder, la de la maquinaria y la de los vehículos) y el sistema controla las caducidades y las validaciones.
Ver el móduloLey Antifraude
Las operaciones relevantes quedan en un histórico inalterable con sellado de integridad: quién hizo qué y cuándo, sin posibilidad de modificarlo después.
Ver el móduloGestor Documental
La documentación de la empresa clasificada por tipo y asociada a lo que le corresponde (un empleado, un cliente, un vehículo, una obra), con su caducidad, sus avisos y sus permisos.
Ver el móduloRegistro de Visitas
Registro digital de quién entra en tus instalaciones, a quién visita, con qué motivo y con qué horas de entrada y salida.
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